Memberi dan menerima feedback

Memberi dan menerima feedback

Feedback

Memberi dan menerima feedback (sebagian fasilitator lebih suka istilah feedforward atau umpan untuk maju) adalah kemampuan dasar yang mesti dimiliki anggota kelompok. Dengan kemampuan itu, proses bekerja dalam kelompok/ organisasi bisa dilakukan secara partisipatif atau demokratis.

Banyak feedback belum tentu berarti dinamika yang positif. Karena, cara yang salah dalam memberi atau menerimafeedback justru akan membuat kelompok/ organisasi goyah atau berantakan karena konflik. Di sini, fasilitator dapat membantu anggota kelompok/ organisasi memahami dan mengaplikasikan prinsip/ teknik dalam memberi dan menerima feedback yang konstruktif seperti dipaparkan sbb.

Memberi feedback

• Deskriptif, bukan evaluatif”Apa yang Anda bicarakan adalah ngawur!”
  ”Apa yang Anda sampaikan berbeda dengan tujuan diskusi ini.”

”Performa kelompok ini buruk sekali!”
”Kelompok ini memproduksi 10 unit, sementara kelompok lain memproduksi 15”

Feedback yang evaluatif cenderung mengganggu emosi penerima ketimbang memberi ide yang dapat dipikirkan dan ditindaklanjuti. Dengan memberi feedback yang deskriptif, kita juga sebetulnya menghindari pelabelan yang dapat membuat penerima menolak karena terhina, bukan karena ide kita buruk.

”Kamu kok malas”
”Tiga pertemuan terakhir, kamu datang 15 menit setelah acara dimulai”

Juga menghindari kesan blaming pada orang.

”Ini gara-gara kamu sih!”
”Keterlambatan produksi terjadi karena input dari kelompok kamu datang 10 menit darideadline.”

• Spesifik
  ”Laporan ini bagus sekali”
  ”Laporan ini memiliki sejumlah grafik yang membantu saya memahami dengan cepat isi laporan. Bagus sekali!”Orang tidak mungkin beraksi secara tepat bila menerima feedback yang tidak jelas. Lebih spesifik lebih bagus

• Apresiatif. Kadang kita hanya fokus pada hal yang perlu diperbaiki, tapi lupa hal yang perlu dipertahankan. Ungkap pula hal positif agar performa dari orang bertahan dan meningkat.

• Sesegera mungkin. Jangan menunda. Feedback yang diberikan terlalu lama akan membuat orang terlambat memperbaiki diri. Meski disarankan sesegera mungkin, namun perhatikan pula kondisi emosi si penerima. Bila calon penerima sedang tidak dalam mood yang tepat, ada baiknya fasilitator menunggu sebentar untuk waktu yang tepat atau bahkan membuat sessi singkat untuk bina suasana terlebih dahulu.

• Sebelum memberi feedback, boleh juga minta klarifikasi. Adakalanya kita perlu meminta klarifikasi sebelum menyampaikan feedback. Meminta klarifikasi penting karena beberapa hal 1) agar kita bisa memberi feedback yang akurat, 2) memberi konteks yang jelas padafeedback yang ingin kita sampaikan, dan 3) membantu penerima dalam memahamifeedback kita.”Anda melakukan itu dengan tujuan…., betul apa yang saya tangkap? Nah, menurut saya….”

• Gunakan bahasa pengganti orang yang tepat. Kalau memang feedback itu berasal dari Anda sendiri, maka nyatakan: “Menurut saya….” Namun, bila sudah ada kesepakatan kelompok, maka sampaikan “Menurut kami…” Jangan mengatakan menurut kita/ kami ketika sumbernya adalah anda sendiri. Kata pengganti orang yang tepat memberikan kejelasan tentang siapa yang memberi umpan balik.

• Minta klarifikasi setelah memberi. Khususnya bila pemberi feedback ingin meminta tanggapan/ tindak lanjut dari penerima, ada baiknya pemberi memastikan bahwafeedbacknya dipahami secara akurat. Anda bisa bertanya, ”Apakah masukan saya mudah untuk dipahami?”

• Beri alternatif solusi. Ingat feedback itu disampaikan untuk kemajuan bersama dan bukan bertujuan untuk menguji atau mengetest seseorang apalagi membuat Anda terlihat hebat. Karenanya, bila Anda tahu ada alternatif-alternatif solusi, maka sampaikan pula dengan jelas dan terbuka. Jangan menunggu penerima feedback untuk berpikir sementara Anda menikmati posisi Anda.

Menerima feedback

• Dengarkan secara aktif. Gunakan teknik-teknik mendengar aktif. Dengarkan tanpa prasangka, ikuti sambil tandai, khususnya, hal-hal yang menurut Anda belum jelas/ terlalu umum.

• Tanyakan hal-hal yang belum jelas. Jangan langsung menjawab bila Anda belum paham betul. Tanyakan saja hal-hal yang Anda temukan sewaktu mendengar aktif.

• Jangan difensif. Tidak ada gunanya berlaku defensif. Anda bisa saja salah, jadi dari pada membuang masukan yang berharga. Dengarkan dan bersikaplah terbuka.

• Berterimakasihlah. Pahami bahwa orang memberi feedback dengan usaha dan berniat untuk kemajuan Anda. Jadi, hargai usaha mereka, berterimakasihlah.